Підтримка політики регіонального розвитку в Україні

Укр / Eng

Як реалізовувати проекти

Grants_Facility

 

Покрокова інструкція для впровадження проекту

 

Підготовка до впровадження проекту

 

1. Підпишіть партнерські угоди

Якщо проект здійснюватиметься більш ніж однією організацією, тобто подавачем (який стає «Координатором» згідно з Грантовим контрактом) та співподавачами, для спрощення реалізації проекту всі партнери мають підписати угоду про партнерство. Угода про партнерство повинна чітко визначати ролі та обов'язки кожного партнера в рамках проекту. Така угода забезпечує плавний безпроблемний процес впровадження та мінімізує ризики, пов’язані з реалізацією проекту. В угоді визначаються процедури внутрішньої комунікації, звітності та вирішення проблем, з якими може стикнутися проект, а також встановлюються структури координації та управління, якщо вони необхідні для проекту. Рекомендовані положення для угоди про партнерство можна знайти тут.

 

2. Мобілізуйте співробітників та організуйте офіс проекту

Мобілізація персоналу, як правило, починається з найму чи призначення співробітника на посаду менеджера проекту. Менеджер проекту, разом із уповноваженими представниками Координатора і партнерів, розробляє технічні завдання/кола обов'язків для всіх членів команди проекту, про яких було заявлено в проектній пропозиції. Організаційна схема є корисним інструментом для наочного представлення кадрової структури проекту. Співробітники набираються через відкритий конкурс або призначаються на посади з числа співробітників організації-координатора та партнерів. Допоміжний персонал, включений проектною пропозицією до непрямих витрат (фахівці з управління персоналом, бухгалтерського обліку та адміністративної підтримки), також має бути призначений на даному етапі. Всі необхідні накази, укази тощо, пов'язані з призначенням співробітників організації-координатора чи партнерів до роботи з проекту, мають бути видані на даному етапі. Офісні приміщення, меблі та обладнання виділяються для реалізації проекту в той самий час.

 

3. Проведіть детальне планування впровадження проекту (роботи та витрати)

Детальне планування проекту дозволяє підтвердити роль кожного партнера в окремих діях, детальніше запроектувати необхідні ресурси (співробітники, час, бюджет), визначити терміни та строки, налаштувати віхи (критичні продукти проекту), визначити робочі процеси (послідовності і взаємозв'язок задач). Деталізовані плани створюються на базі Плану дій та Бюджету, включених у Додаток I (Опис проекту, т.ч. логіко-структурна матриця проекту та концепція проекту) та Додаток III (Бюджет проекту - аркуші 1 та 3) грантового контракту. Якщо ви вже підготували таблицю розбивки завдань в ході підготовки проекту, використовуйте її для планування строків проектних дій. Приклад Таблиці планування проекту можна знайти тут.

Детальне фінансове планування також є частиною цього процесу: ви повинні підтвердити джерела фінансування та дати, оцінити витрати проекту та заздалегідь запланувати запити фінансування, що подаються до Контрактуючого органу, а також намітити грошові потоки. Все це має вирішальне значення для забезпечення належного фінансового плину проекту. Приклад таблиці планування витрат за проектом можна знайти тут.

 

4. Зареєструйте проект у відповідних державних органах

Українське законодавство вимагає реєстрації всіх проектів технічної допомоги у Міністерстві економічного розвитку і торгівлі. Ця реєстрація, серед іншого, необхідна для відшкодування/ звільнення від ПДВ. Реєстраційний пакет включає копії грантового контракту та його переклад на українську мову, а також План закупівель щодо придбання всіх товарів, робіт і послуг, запланованих в рамках проекту.

 

5. Встановіть систему внутрішньої комунікації з партнерами та співробітниками 

Налагоджений обмін інформацією всередині проекту має вирішальну роль у забезпеченні його успішної реалізації. Правила внутрішньої комунікації  можуть включати в себе як формальні вимоги (процедури прийняття рішень, ролі у звітності, правила листування, управління знаннями, наради), так  і міжособисті стосунки та взаємодію між членами команди (взаємна повага як професіоналів, відкрите спілкування і зворотний зв'язок, активна участь в обговореннях, неупереджений підхід до конфліктів, обмін досвідом та знаннями). Таким чином, створення системи комунікації може вимагати як розробки конкретних правил і процедур, так і заходів з розбудови командного духу.

 

6. Встановіть систему обліку та звітності, в тому числі збору та зберігання підтверджуючих документів

Проекти, фінансовані ЄС, вимагають ведення обліку із подвійним записом: всі бухгалтерські документи мають реєструватися як у системі обліку Координатора або партнерської організації, що несе витрати, так і у власній системи обліку проекту. Зберіганню в архівах підлягають всі підтверджуючі фінансові документи, а також описові звіти щодо реалізації кожного з заходів проекту, тендерні документи, всі розроблені в рамках проекту матеріали, тощо. Також, під час впровадження проекту треба збирати всі документи, що були заявлені у вашій логіко-структурній матриці в якості джерел об’єктивно вимірюваних показників проекту. Архіви мають зберігатися протягом не менше п'яти років (періоду інспекції) після останньої виплати, передбаченої контрактом.

 

7. Створіть систему моніторингу включно з планом моніторингу

План моніторингу встановлює процедуру відстеження реалізації проекту. Результати моніторингу дозволяють менеджменту проекту перевіряти, чи дотримано встановлених строків, чи правильно заплановано витрати бюджету проекту, чи створено продукти проекту як очікувалося, з якими проблемами і вузькими місцями стикається проект і т.д. Методологія моніторингу має адаптуватися до кожного проекту. Моніторинг має бути безперервним процесом. План моніторингу повинен містити чітке визначення ролі всіх партнерів по проекту відносно моніторингу. Приклад Плану моніторингу можна знайти тут.

 

8. Складіть план комунікації

Докладний план інформування та зв’язків із громадськістю має базуватися на плані впровадження проекту та включати всі види діяльності, що пов'язані з просуванням проекту та його результатів, а також із забезпеченням інформування про фінансовий внесок у проект з боку ЄС. Засоби інформування про фінансовий внесок ЄС повинні слідувати правилам, встановленим відповідним Підручником з комунікації та інформування для зовнішніх дій ЄС.  Зокрема, на сторінці 8 підручника наведений зразок Плану комунікації та інформування. 

 

Впровадження проекту

 

9. Реалізуйте свій проект відповідно до грантового контракту

Ваш грантовий контракт містить опис проекту, включно з Планом дій (Додаток I) і Бюджетом (Додаток III), якому треба слідувати у реалізації вашого проекту. Будь-які зміни до контракту повинні здійснюватися в письмовій формі та бути попередньо затверджені Представництвом ЄС, що діє в якості Контрактуючого органу, не пізніше ніж за 30 днів до здійснення запланованих змін. Контрактуючий орган може запросити додаткові роз'яснення або заперечити зміни, запропоновані бенефіціаром . Єдиним випадком, що не потребує попереднього схвалення ЄС, є незначні зміни до бюджету або опису дій, які не впливають на основне призначення проекту, та за умови, що відповідні переноси між окремими статтями бюджету не перевищують 25 % від початково затвердженої суми. У такому випадку Координатор повинний внести поправки до бюджету та інформувати Представництво ЄС в письмовій формі. Крім того, це не стосується бюджетних статей по непрямим витратам, надзвичайного резерву або рядків бюджету, де використано варіанти спрощеного розрахунку витрат.

Докладні вимоги щодо дозволених змін ви можете знайти в Статті 9 Додатку II "Загальні умови" до грантового контракту "Загальні умови". (http://ec.europa.eu/europeaid/prag/annexes.do?group=E)  E3h2 General Conditions (annex II)

 

10. Слідуйте правилам закупівель для придбання послуг і товарів

Придбання товарів і послуг є важливою частиною реалізації  вашого проекту та повинне слідувати конкретним правилам ЄС щодо закупівель. Правила, що застосовуються до вашого проекту, можна знайти у Додатку IV грантового контракту (http://ec.europa.eu/europeaid/prag/annexes.do?group=E E3h3 Contract-award procedures (annex IV)). Ці правила застосовуються до бенефіціара і всіх партнерів, незалежно від їхнього правового статусу та країни реєстрації. Використовуйте раніше складений План закупівель для оцінки очікуваних обсягів контрактів і вибирайте відповідні процедури закупівель відповідно до встановлених лімітів. Зверніть особливу увагу на правила національності та походження, недотримання яких зробить ваші витрати неприйнятними.

 

11. Ведіть моніторинг досягнення результатів проекту

Раціональне управління проектами базується на трьох основних принципах: економічність, ефективність та результативність. Щоб забезпечити дотримання цих принципів, ви повинні планувати всі свої закупівлі та найм співробітників у відповідності до всіх застосовних процедур, пов'язати систему обліку з діями та результатами проекту, що дозволить знати кількість ресурсів, використаних для кожної дії, продукту чи результату, та використовувати логіко-структурну матрицю для безперервного відстеження та моніторингу досягнення результатів. Щодо останнього, перевірте SMART-характер ваших цілей та адекватність показників перевірки ще раз. 

 

12. Звітуйте за своїм проектом

Звітність є інструментом подання інформації про хід реалізації вашого проекту до Контрактуючого органу та запиту подальшого фінансування, а також інструментом моніторингу (особливо у випадку проектів за участі багатьох партнерів) і зв'язку з донорами та партнерами. Ви повинні подавати описовий та фінансові звіти згідно з відповідними зобов'язаннями, що описані в Статті 4 грантового контракту (Особливі умови) та Статтях 2 і 15 Додатку II "Загальні умови" (http://ec.europa.eu/europeaid/prag/annexes.do?group=E  E3h2 GeneralConditions (annexII) . Звіт має бути поданий протягом 60 днів після закінчення звітного періоду, який зазвичай дорівнює 12 місяцям. Додаток VI містить кілька шаблонів для описового та фінансового звітів. (http://ec.europa.eu/europeaid/prag/annexes.do?group=E E3h5, E3h6, E3h7).

 

Пам'ятайте, що як описові,  так і фінансові звіти охоплюють весь проект, а не тільки частину, що фінансується з грошей гранту. Зверніть увагу, що необхідну для звітності інформацію треба збирати з самого початку проекту. Додайте необхідну інформацію до облікової системи та оновлюйте інформацію регулярно, щоб полегшити безперешкодний хід звітності. Перевірте веб-сайт Inforeuro для розрахунку середнього обмінного курсу гривні до євро за звітний період.

 

13. Полегшіть зовнішній моніторинг та контроль

Договірні зобов'язання бенефіціара включають надання додаткової інформації про хід реалізації проекту "на запит" та забезпечення можливості для перевірки реалізації проекту (перегляд документів та відвідання місць впровадження проекту) і повного фінансового аудиту органами, вповноваженими ЄС. Щоб отримати більше інформації з цього приводу, дивіться Статтю 16 Додатку II "Загальні умови" (http://ec.europa.eu/europeaid/prag/annexes.do?group=E  E3h2 General Conditions (annex II)). Не забудьте включити положення про зовнішній моніторинг і контроль в усі відповідні договори з партнерами, підрядниками та отримувачами мікро-грантів. Будьте готові показати придбане обладнання та об'єкти, забезпечити присутність ключових співробітників і надати найсвіжішу інформацію, в тому числі дані від ваших партнерів по проекту, у разі відвідання місць впровадження проекту.

 

Після впровадження проекту

 

14. Завершіть діяльність проекту та підготуйте звіти

Закриття проекту передбачає завершення всіх проектних дій та заходів, виставлення останніх запитів на фінансування та проведення останніх платежів. Процес закриття дозволяє перевірити результати, які досягнуто відносно цілей проекту, подумати про накопичений досвід та поширити результати проекту серед широкої громадськості. Для остаточного розрахунку з Контрактуючим органом  необхідно підготувати та подати підсумковий описовий та фінансовий звіти, використовуючи шаблони в Додатку VI. Підсумковий звіт подається не пізніше ніж через три місяці після завершення періоду реалізації проекту відповідно до Статті 2 вашого грантового контракту. Підсумковий фінансовий звіт підлягає обов'язковій зовнішній перевірці витрат (аудиту) незалежним аудитором. Технічне завдання для роботи аудитора описане у Додатку VII (http://ec.europa.eu/europeaid/prag/annexes.do?group=E E3h8 Expenditureverification) вашого контракту. Проте доброю практикою є залучення аудитора з самого початку реалізації проекту.

 

15. Проведення остаточного розрахунку по проекту

Для протидії потенційним порушенням та відхиленням у реалізації проекту Контрактуючий орган утримує до 10% від загального фінансування з боку ЄС до завершення всіх процедур закриття проекту і прийняття підсумкових звітів. Пам'ятайте, що загальна сума всіх платежів з боку ЄС не може перевищувати максимальну суму гранту, передбачену грантовим договором. Більш того, якщо загальна вартість проекту менш ніж планувалося, коефіцієнт співфінансування, закріплений у вашому контракті, буде застосовуватися для розрахунку обсягу фінансування ЄС. У разі перевищення суми платежів з боку ЄС (витрати виявилися неприйнятними або нижче, ніж заплановано) може застосовуватися процедура повернення надлишків фінансування. Контрактуючий орган може також зменшити обсяг гранту в разі поганої, часткової або запізнілої реалізації. 

 

16. Зберігання проектної документації

 Утримання документів, пов'язаних з проектом, має починатися з самого початку його реалізації. Бенефіціар зобов'язується зберігати всі записи відносно проекту, всі бухгалтерські та підтверджуючі документи протягом п'яти років після остаточного розрахунку, відповідно до Статті 16.7-9 Додатку ІІ "Загальні умови" до грантового контракту. У цей відкритий для контролю період документи мають бути легко доступні і збережені таким чином, щоб полегшити їх потенційний перегляд. Переконайтеся в тому, що ви включили до відповідних угод необхідні положення, що забезпечать права доступу контролерів до переданої інфраструктури або обладнання. Переконайтеся, що ваша організація і ваші партнери знають про ці зобов'язання, та призначте контактну особу на період, відкритий для контролю.